Was genau ist bzw. macht die Ombudsstelle?

Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen in Bezug auf Verstöße in bestimmten Bereichen. Die Ombudsstelle ist selbstständige und unabhängiges tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.

Ist die Ombudsstelle unabhängig?

Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird keine internen Untersuchungen für unser Unternehmen leiten bzw. durchführen und im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.

Wer genau ist die Ombudsstelle?

Das Team, das unter der angegebenen Webseite, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitern der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.

Was ist das Besondere an der Ombudsstellen?

Die Mitarbeiter:innen der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.

Warum sollte ich mich an die Ombudsstelle wenden?

Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von Mitarbeiter:innen ist in unseren internen Richlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle Mitarbeiter:innen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.

Es gibt jedoch Situationen, in denen Mitarbeiter:innen diesen allgemein verfügbaren Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich die Mitarbeiter:in alternativ an die Ombudsstelle wenden.

Für welche Meldungen ist die Ombudsstelle gedacht?

Durch das Hinweisgeberinnenschutzgesetz ist geregelt, für welche Themenbereiche die Ombudsstelle angerufen werden kann (vereinfachte Darstellung)

• Öffentliches Auftragswesen,
• Finanzdienstleistungen und -Märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und -konformität,
• Verkehrssicherheit,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
• öffentliche Gesundheit,
• Verbraucherschutz,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten (zB: Bestechung, Amtsmissbrauch)
• Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union
• Abgabenbetrug
• Schmuggel
• Abgabenbetrug und grenzüberschreitender Umsatzsteuerbetrug
• Förderungsmissbrauch

Was passiert, wenn ich der Ombudsstelle eine Meldung zu einem anderen Thema übermittle?

Die MitarbeiterInnen der Ombudsstelle werden mich darauf hinweisen, dass dieses Thema nicht in den Bereich der Ombudsstelle fällt und mich allenfalls an eine andere Stelle verweisen.

Muss ich mich an die Ombudsstellen wenden?

Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.

Kann ich mich auch an eine externe Meldestelle wenden?

Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.

Als externe Stelle steht Ihnen  die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) zur Verfügung. https://www.bkms-system.net/BAK

Gibt es Verstöße, die ich der Ombudsstelle meinhinweis.at melden muss?

Grundsätzlich gelten für alle Mitarbeiter:innen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen dar.

Wird mich die Ombudsstelle juristisch vertreten?

Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unternehmen und der Mitarbeiter:in. Mit der Kontaktaufnahme der Hinweisgeber:in entsteht kein Mandatsverhältnis.

Was kostet es mich, wenn ich die Ombudsstelle in Anspruch nehmen möchte?

Die Einschaltung der Ombudsstelle ist für alle Mitarbeiter:innen kostenfrei.

Kann ich die Ombudsstelle auch während der Arbeitszeit kontaktieren?

Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden. Diese ist telefonisch werktags in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.

Was mache ich, wenn die Ombudsstelle telefonisch nicht erreichbar ist?

Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat die Anrufer:in die Möglichkeit, ihren Namen bzw. seine Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend bei der Anrufer:in melden.

Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/  eingebracht werden

Wie läuft die interne Untersuchung ab?

Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit die Hinweisgeber:in diese Möglichkeit einräumt) an die Hinweisgeber:in wenden.

Wie verläuft die Hinweisbearbeitung, wenn ich einen Hinweis namentlich abgebe?

Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der Hinweisgeber:in nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies die Hinweisgeber:in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der Hinweisgeber:in vertraulich behandelt.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.

Was passiert, wenn sich der Hinweis auf die Geschäftsführung bezieht?

Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Eigentümervertreter weitergeleitet.

Kann ich mich mit meinem Hinweis zusätzlich noch gemäß der Unternehmensrichtlinien intern an meine Vorgesetzte bzw. den nächsthöheren Vorgesetzten wenden?

Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich jeder Mitarbeiter:in weiterhin offen.

Was passiert, wenn ich einen Hinweis abgebe, der sich als falsch herausstellt?

Falls die Hinweisgeber:in ihren Verdacht in gutem Glauben abgegeben hat, sind keine negativen Konsequenzen zu befürchten. Bei vorsätzlichen Falschmeldungen, z. B.: Verleumdung, können ggf. rechtliche Schritte gegen die Hinweisgeber:in eingeleitet werden.

Kann ich mich bei neuen Details zu einem Hinweis noch einmal bei der Ombudsstelle melden?

Ja, die Ombudsstelle wird neue Informationen zum Hinweis hinzufügen und diese bei der Prüfung des Sachverhaltes berücksichtigen.

Was passiert, wenn das Unternehmen Rückfragen zu einem Hinweis hat?

Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle, soweit Kontaktdaten bekannt gegeben wurden, an die Hinweisgeber:in wenden.

Wie stelle ich sicher, dass meine Meldung anonym erfolgt und keine Rückschlüsse auf meine Person gemacht werden können?

Das Hinweisgeber:innen System schützt Sie rechtlich, technisch und organisatorisch, wenn Sie anonym bleiben möchten.

Um Ihre Sicherheit weiter zu erhöhen, berücksichtigen Sie bitte folgende Punkte:

• Wenn Sie anonym bleiben möchten, geben Sie keine persönlichen Daten, wie zum Beispiel Ihren Namen oder Ihr Verhältnis zu den Beteiligten an. Geben Sie auch keine Daten an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
• Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, dargestellt durch das Schloss-Symbol neben der Adresszeile.
• Gehen Sie nach Möglichkeit direkt auf den meinhinweis.at-Server, indem Sie von der Einführungsseite aus ein Lesezeichen setzen und dieses nutzen oder den Link https://meinhinweis.at/hinweis-geben/ aufrufen.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit kein technisches Gerät wie PC, Laptop oder Smartphone oder Telefon, das von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere eine Intranetverbindung, dh eine Netzwerkverbindung aus dem Unternehmensnetzwerk oder WLAN kann Ihre Anonymität gefährden.
• Verwenden Sie eine private E-Mail-Adresse, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail abgeben wollen.
• Bei einer telefonischen Meldung von Ihrem Mobiltelefon wählen Sie #31# 07242 306677 800, dadurch wird ihre eigene Rufnummer unterdrückt und nicht angezeigt.

Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?

Dies ist von Hinweis zu Hinweis unterschiedlich und kann nicht pauschal angegeben werden. Bei andauernden Untersuchungen erhält die Hinweisgeber:in eine Zwischenmeldung und nach Abschluss der Untersuchungen eine Benachrichtigung, sofern der Hinweis nicht anonym erfolgte.

Die Hinweisgeber:in kann die Ombudsstelle jederzeit, auch anonym, unter Angabe des Unternehmens, Datum und Inhalt der Meldung, sowie Nennung des im Onlineformular selbst vergebenen, Auskunftskennwortes, kontaktieren und einen Status erfragen.

Wo kann ich die Kontaktdaten der Ombudsstelle finden?

Sie erreichen die Ombudsstelle meinhinweis.at:

• Telefonisch Mo.-Fr. (werktags) von 08:00 – 20:00 Uhr
• Rufnummer: 07242 306677 800
• Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# 07242 306677 800
• Über das Online Meldeformular www.meinhinweis.at/hinweis-geben/
• Ihre E-Mail richten Sie an hinweis@meinhinweis.at

V3.1/28.08.2023